Come scegliere la fotocopiatrice migliore: guida utile

In una azienda o in un ufficio, una fotocopiatrice è sempre indispensabile. Capita spesso, infatti, di dover fotocopiare pratiche, documenti e quant'altro e avere in loco uno strumento che permette di farlo risulta sempre molto utile.

Tuttavia, dobbiamo sottolinearlo, non tutti i dispositivi sono uguali ed è per questo che una guida  su come scegliere la fotocopiatrice migliore diventa una risorsa utile.

Partiamo subito con lo sfatare un vecchio mito: una fotocopiatrice non deve solo fare fotocopie. Deve farle bene e deve avere delle altre funzioni, se necessarie. Ecco perché è importante sapere come scegliere questo strumento, che può diventare un vero alleato per la propria attività!

I segreti per scegliere la fotocopiatrice migliore

La prima cosa da prendere in considerazione nella scelta è il modello. Si deve prendere in considerazione se scegliere una fotocopatrice da tavolo, un dispositivo multifunzione o di altro tipo. Come fare, quindi?

Naturalmente, si devono tener presenti quelle che sono le esigenze e le finalità dello stesso. Se si ha una piccola attività, o si vuole una fotocopiatrice per uso domestico, allora si andrà a scegliere un modello più piccolo, magari da tavolo, lasciando quelli più evoluti e multifunzione ad altri tipi di attività.

Dopo aver scelto la dimensione e la tipologia, si deve anche guardare a quelle che sono le caratteristiche tecniche della macchina che si sceglie. Solitamente, infatti, chi ha un'attività abbastanza grande o un'azienda, potrebbe avere la necessità di fare ricorso a una fotocopiatrice multifunzione, in grado di assicurare diversi servizi in un solo strumento. Ecco, quindi, che in questo caso è utile sapere, prima di procedere con l'acquisto, che esistono delle fotocopiatrici che sono anche stampanti e che sono altresì in grado di effettuare la scansione di un documento, nonché di ricevere e trasmettere fax. Questa è una soluzione molto comoda che, quindi, permette non solo di risparmiare, ma anche di avere diversi strumenti in un solo dispositivo. Attenzione, però: se si tratta di un grande ufficio, avere fotocopiatrice e stampante in un solo macchinario può provocare dei ritardi nel flusso lavorativo e, quindi, anche questo è un aspetto da prendere in considerazione.

Alla luce di quanto detto, è importante continuare a fare le proprie valutazioni, prendendo in considerazione una stima abbondante di copie mensili. Si tratta di un aspetto importante che, molto probabilmente, a volte viene sottovalutato. Non tutte le fotocopiatrici sono in grado di effettuare un numero alto di copie al mese e, pertanto, questo è un fattore che va preso in considerazione sia per cercare di risparmiare denaro, che per evitare anche malfunzionamenti.  Il consiglio, in questo caso, è di prendere in considerazione il volume di fotocopie effettuate negli ultimi 6 mesi per cercare di stabilire un dato più o meno certo in base al quale scegliere il nuovo macchinario.

Altro elemento importantissimo, soprattutto se si tratta di una fotocopiatrice non per uso domestico, è la velocità. Attenzione, non vogliamo dire che si debba sempre scegliere il modello più veloce, ma che è importante scegliere quello più idoneo alle proprie esigenze, anche da questo punto di vista. Ad esempio, se si deve scegliere un modello per casa o per piccoli uffici, una velocità di stampa compresa tra le 11 e le 20 pagine al minute è sufficiente, mentre per uffici di grandi dimensioni, che hanno bisogno costantemente di fotocopie, si devono considerare macchine in grado di garantire circa 45-70 copie al minuto.

Comprare o noleggiare la fotocopiatrice perfetta?

Quando ci si trova nella condizione di dover acquistare una macchina di un certo livello, e quindi con un certo costo, è importante sapere che ad oggi c'è anche un'altra possibilità che è il noleggio delle fotocopiatrici. Questa soluzione è l'ideale per chi ha bisogno di avere sempre a disposizione una macchina di ultima generazione, sempre funzionante e garantita. Noleggiando si può scegliere il modello e il pacchetto più consono per le proprie esigenze e si ha la sicurezza che, dopo un certo numero di mesi sancito da contratto, si potrà avere a propria disposizione un'altra macchina, magari più nuova e potente.

Anche questo è un fattore da tenere sempre in considerazione quando si va a scegliere la fotocopiatrice migliore.