Noleggio stampanti multifunzione e fotocopiatrici

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Se stai cercando un’azienda per il noleggio di stampanti multifunzione e fotocopiatrici, evidentemente ti sei reso conto che questo tipo di approccio alla gestione dei flussi  documentali è di certo il più conveniente. I vantaggi sono tanti e i vecchi tempi in cui le aziende investivano capitali per attrezzare i propri uffici con fotocopiatrici, stampanti, fax ecc… è ormai un ricordo lontano.

Ma…

·      Sai come scegliere il partner ideale a cui affidarti?

·      Sai quali e quanti sono i tipi di macchine e le diverse caratteristiche che le contraddistinguono?

·      Soprattutto, sai come valutare quale sarebbe la soluzione più adatta alle tue necessità?

 

Andiamo per ordine:

 

1) Sai come scegliere il partner a cui affidarti?

Il partner a cui affidarti non necessariamente è colui che ti propone il pacchetto noleggio al prezzo più basso, ma colui che ti spiega ogni tipo di possibilità disponibile, si cala nelle dinamiche della tua realtà lavorativa, ne percepisce le esigenze e ti propone la soluzione più adatta alle tue necessità. Dal punto di vista pratico, oltre al prezzo, valuta anche ciò che l’accordo di noleggio prevede o meno

- assistenza

- consumabili inclusi o meno

- tipologie di noleggio come pay per page (costo per pagine) e/o flat (canone fisso)

 

2) Sai quali e quanti sono i tipi di macchine e le diverse caratteristiche che le contraddistinguono?

Le tipologie di macchine possono essere davvero tante, i termini e le caratteristiche principali che le contraddistinguono meritano almeno un piccolo elenco con una breve descrizione:

Fotocopiatrici
Scanner -Fotocopiatrice (fronte - fronte retro)
Stampante (getto di inchiostro e laser - b/n e colori)
Stampante multifunzione (allin one)
WIFI
Stampanti A3

 

 

Fotocopiatrici

Macchina che effettua copie di documenti cartacei grazie a tecniche ottiche o fotografiche. Le copie prodotte sono fotocopie.

Questa rivoluzionaria innovazione fu introdotta dalla Xerox Corporation, negli anni sessanta e rese nel tempo obsolete le vecchie tecniche di duplicazione con carta carbone, ciclostile e altri processi dell’epoca.

 

Scanner - Fotocopiatrice (solo fronte – fronte retro)

Lo scanner, così come la fotocopiatrice, utilizza un lettore ottico di immagini in grado di acquisire una superficie analogica (fogli stampati, pagine, fotografie, diapositive), di interpretarla come insieme di pixel e ricostruirne la copia fotografica sotto forma di immagine digitale o stampata nel caso di fotocopiatrice.

Alcuni scanner e alcune fotocopiatrici sono in grado di fare anche scansioni e fotocopie fronte-retro in modo automatico.

 

Stampante (getto di inchiostro e laser – b/n e colori)

Periferica di output di un PC che stampa su carta dei dati scelti dall'utente, trasferendo così immagini e/o testi su carta.

Le immagini e i testi possono essere stampati in bianco e nero o a colori, alcuni dispositivi in commercio possono anche essere solo b/n e possono servire ad enti o uffici che producono grandi quantitativi di documenti principalmente testuali.
Indipendentemente dal colore la stampa può essere effettuata a getto di inchiostro o a laser. Quali sono le differenze tra getto di inchiostro e laser?

 

Getto d’inchiostro

La stampa con getto d’inchiostro è ideale per coloro che non stampano moltissimo e hanno l’esigenza di stampare indistintamente in bianco e nero o a colori. Questo perché le stampanti a getto d’inchiostro utilizzano le cartucce che, a differenza dei toner utilizzati dalle stampanti laser, hanno dei prezzi molto accessibili ma finiscono velocemente e la velocità della stampa è inferiore rispetto alla stampa laser.

 

Stampa Laser

La stampa laser è l’ideale per chi stampa molto, soprattutto se b/n, in quanto la velocità di stampa è molto superiore al getto d’inchiostro e i toner, anche se più costosi rispetto alle cartucce, durano più a lungo.

 

Stampante Multifunzione (all in one)

La stampante multifunzione, detta anche stampante all in one , ha la particolarità di integrare in un unico blocco hardware una stampante ed uno scanner. Molte stampanti multifunzione di basso costo necessitano di un collegamento al pc per poter funzionare, mentre le stampanti multifunzione di fascia alta possiedono anche la modalità di lavoro stand-alone (la macchina funziona in modo indipendente dal computer), operando così anche come fotocopiatrici.
Da diversi anni le stampanti posseggono anche una scheda di rete interna, in questo modo più stampanti possono essere connesse ad una rete e nel caso in cui sia presente una scheda fax possono funzionare anche (appunto) come fax.

Le stampanti multifunzione, quindi, hanno la possibilità di effettuare stampe, copie-fotocopie, scansione e fax.

 

WiFi

Stampanti multifunzione con supporto wireless che permette una connessione senza fili, comodissime in quanto è possibile utilizzarle anche con smartphone e tablet.

 

Stampanti A3

In alcuni casi, in base al tipo di lavoro, può essere necessario stampare o fotocopiare documenti che vadano oltre il classico formato standard A4 (il classico foglio da stampante, fax, carta intestata ecc…). Le fotocopiatrici e le stampanti, così come i multifunzione, sono anche fabbricate e commercializzate in versioni che prevedono la copia e/o la stampa di fogli in formato A3 (il doppio di un foglio A4), solitamente utilizzato (soprattutto a colori) per creare presentazioni, cartelline e brochure.

 

3) Sai come valutare quale sarebbe la soluzione più adatta alle tue necessità?

 

Adesso che sai cosa valutare nella scelta di un partner e conosci il significato delle terminologie più utilizzate dovresti essere in grado di capire quale potrebbe essere l’offerta di noleggio più adatta alle tue esigenze e meglio ancora se puoi trovare più offerte in un unico posto.

Come già abbiamo accennato il partner ideale è colui che, dopo aver studiato le esigenze delle diverse tipologie di cliente, è stato capace di creare dei pacchetti/offerte di noleggio variegati e cuciti su misura.

 

Sei un piccolo ufficio?

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Grossi volumi di documenti in entrata e in uscita?

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Grossi volumi di documenti in entrata e in uscita a colori?

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Non ti resta che affidarti e scegliere.