Gestione documentale – il tuo ufficio annega o vola?

la gestione documentale, spesso, nelle pubbliche amministrazioni e negli uffici professionali ma anche in molte aziende è un punto davvero delicato e in molti casi può determinare la buona e la cattiva sorte di un’attività.

Negli uffici si producono quotidianamente elevatissimi volumi di documenti cartacei e/o digitali e se non vi è una buona organizzazione nella gestione di questi documenti, in pochissimo tempo si può finire in una confusione tremenda. Questo potrebbe rendere impossibile compiere le più banali operazioni di lavoro con conseguenti perdite di tempo, d’informazioni e di ottimizzazione delle risorse umane ed economiche.

I documenti digitali, quasi sempre, sono sparsi in modo disordinato su più computer in formati diversi, di versioni software diverse (probabilmente non più leggibili e/o modificabili) e quasi sempre non organizzati in arhivi condivisi e consultabili da qualsiasi postazione e/o dispositivo.

Per fortuna oggi esistono tante soluzioni tecnologiche che agevolano questa parte del lavoro.

Un apporto importante è dato dalle normative degli ultimi anni che impongono l’obbligo per documenti destinati alle pubbliche amministrazioni della conformità allo standard ISO19005.

In pratica, parliamo degli ormai famosi file PDF/A che hanno la caratteristica di garantire la leggibilità dei documenti indipendentemente dal software di lettura e dalla versione più o meno recente del software stesso.

Questo elimina già una gran parte di confusione e dispersione dei vari archivi.

Altre importanti soluzioni tecnologiche, che stanno contribuendo in modo incisivo allo snellimento dei flussi di gestione documentale,  sono quelle inerenti alle innovazioni web. Oggi, utilizzando strumenti di ultima generazione e con un minimo di dimestichezza in merito, è possibile fare scansioni di documenti e ritrovarseli già archiviati in spazi web condivisibili e raggiungibili da qualsiasi postazione e dispositivo. Stiamo parlando ovviamente della tecnologia Cloud.

Stessa cosa vale per i documenti cartacei che non sempre sono ben catalogati e archiviati ma ancor peggio non sono editabili e, ovviamente, in questo caos si presenta l’esigenza impellente di digitalizzare e riorganizzare il tutto per porre rimedio a un’operatività ormai lenta, macchinosa e improduttiva.

Molti uffici adottano soluzioni software per far fronte alla gestione dei flussi documentali ma spesso anche il miglior sistema, se male utilizzato, può non essere risolutivo.

Alla base c’è bisogno di un minimo di formazione per le risorse che dovranno essere parte integrante del flusso di lavoro e di un approccio al lavoro stesso molto serio e professionale.

Se anche un solo anello della catena lavora in modo “leggero”, in poco tempo ci si può facilmente ritrovare in una condizione lavorativa non del tutto fluida ed efficiente.

Per alleggerire, velocizzare e snellire i costi di gestione oltre ai vari e famosi software di gestione documentale una delle cose che non dovrebbe mai mancare in un ufficio è sicuramente una stampante-fotocopiatrice multifunzione (magari anche Cloud). Un tempo questi erano strumenti che necessitavano di investimenti considerevoli, oggi per fortuna esiste la possibilità di noleggiarli e delegare qualsiasi aspetto inerente ai costi di gestione e alla manutenzione a realtà specializzate in noleggio fotocopiatrici e stampanti come Dokumental s.r.l.