Come convertire PDF in PDF/A e successiva verifica

Se abbiamo un archivio di documenti in pdf classico come facciamo ad adeguarci alle normative convertendo i pdf in pdf/a?

Per convertire un file PDF in PDF/A ci sono vari sistemi che a breve andremo ad analizzare, ma prima di farlo è bene capire cos’è questo file PDF/A, perché si utilizza, perché è stato reso obbligatorio e cosa prevede la normativa (se già sai tutte queste cose salta direttamente a come convertire un file PDF in PDF/A)

I file PDF/A (PDF for Archiving) è uno standard internazionale (ISO19005), figlio dello standard PDF, studiato per l'archiviazione di documenti elettronici destinati a essere riutilizzati nel tempo e per lungo tempo. Questo formato, infatti, garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

Questo è possibile in quanto lo standard impone che il file PDF/A debba contenere tutte le informazioni per visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato generato. Tutto il contenuto del documento deve essere incluso nel file: testo, immagini, vettori grafici, fonts, colori ecc..
Il PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi o informazioni (come i font) esterni al file stesso. In questo modo si garantisce la possibilità di poter utilizzare e leggere il file indipendentemente dalla versione del software utilizzato per la lettura. Soprattutto in virtù di queste ragioni, l’utilizzo di questo tipo di file, è stato reso obbligatorio per molte tipologie di documenti destinati ad archivi pubblici e/o legali.

La maggior parte degli atti che devono essere depositati presso il Registro delle Imprese, infatti, devono obbligatoriamente essere in formato PDF/A e sono soggetti a verifica di conformità, pena la non ammissione agli atti con conseguenti perdite di tempo, lungaggini e danni economici per imprese e studi professionali.

Ma quali sono questi atti? E come è possibile effettuare una verifica prima della trasmissione telematica e/o del deposito agli enti preposti onde evitare la non ammissione?

Gli atti principali sono (fonte: documenti della Camera di Commercio):
 

·       atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti di società e di cessione di aziende

·       cessione di quote di Srl

·       progetti di fusione

·       situazioni patrimoniali di consorzi

·       bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)

·       atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali o cooperative

·       deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica)

Per la verifica PDF/A purtroppo, nel momento in cui scriviamo, non esistono strumenti gratuiti (eccetto un tools gratuito online di cui non possiamo garantire l’affidabilità) ma solo a pagamento come Adobe Acrobat 9 Professional e superiori. Per una lettura dettagliata sul procedimento di verifica ti rimandiamo a questo articolo:
 

Verifica PDF/A per la conformità ISO 19005
 

Per info veloci leggi l’ultimo paragrafo dell’articolo “STRUMENTI A PAGAMENTO”
 

Ma torniamo a noi, come convertire un  file PDF in PDF/A ?
 

Per convertire i file PDF in PDF/A esistono strumenti gratuiti e/o a pagamento.
 

STRUMENTI GRATUITI
 

OpernOffice.org 3.0

Scaricabile gratuitamente all’indirizzo http://it.openoffice.org/ , OpenOffice è sicuramente il più affidabile e quello più utilizzato.

La funzione di creazione di documenti in formato PDF/A è disponibile già dalla versione 2.4 di OpenOffice.org, anche se solo dalla versione 3.0 è possibile creare documenti PDF/A partendo da un PDF normale. Per questo motivo è consigliabile utilizzare la versione 3.0.

Finora tutti i documenti PDF/A-1 creati con questo metodo hanno superato con successo la verifica di conformità allo standard.

Il procedimento è semplicissimo:

·      Cliccare con il tasto destro del mouse sul file PDF e selezionare "Apri con" e, quindi, "Swriter" oppure "OpenOffice.org"
·      Nel caso in cui la pagina non si presentasse con l'orientamento corretto (orizzontale/verticale), dal menu "Formato" selezionare "Pagina"
·      Nella videata successiva, selezionare il tipo di visualizzazione desiderato e cliccare su "Salva"
·      Infine, File e Esporta in formato PDF (nelle opzioni PDF – Generale  flegga la casella PDF/A -1 )

PDF Creator 0.9.6

In alcuni casi, quando il documento d’origine ha formattazioni particolari, il file PDF/A prodotto non supera il test di verifica.

STRUMENTI A PAGAMENTO

Esistono diversi prodotti e tools per la creazione, l’elaborazione e la verifica di documenti in formato PDF/A. Per un elenco a titolo d’esempio si veda il sito http:// www.pdfa.org.

Il più diffuso è sicuramente Adobe Acrobat 9.

Quando si installa Acrobat, il software crea una stampante virtuale sul pc. Per creare un documento PDF/A è quindi sufficiente stampare un qualsiasi documento (.doc, .odt, .xls, .tiff, .jpg, ecc...) con questa stampante nel seguente modo:

• Dopo avere selezionato la stampante di Acrobat (Adobe PDF), cliccare sul pulsante "Proprietà"

• Nella finestra che compare (Impostazioni Adobe PDF), alla voce "Default Settings" selezionare PDF/A-1b: 2005 (CYMK) o (RGB)

Nella versione “professional”di Acrobat 9 (Adobe Acrobat 9 Pro), rispetto alla versione standard, è anche integrata la funzionalità di verifica di rispondenza allo standard. Questa funzionalità può essere utilizzata sia per verificare file prodotti con il software Adobe, sia per verificare file prodotti con altri software.

Nota: I file che salvate  come PDF/A non hanno estensione .pdfa, ma pdf, quindi non impazzite, fate la verifica per essere sicuri che tutto sia ok.
Inoltre, per uffici, professionisti, imprese e pubbliche amministrazioni è consigliabile prendere seriamente in considerazione l'ipotesi di noleggiare macchine multifunzione già dotate di sistema PDF/A come molte delle nostre macchine con pacchetti noleggio pensati e studiati per ogni tipo di esigenza e categoria.