Scanner PDF/A e gestione flussi documentali con Dokumental

Hai mai sentito parlare di gestione documentale o di gestione flussi documentali? Certo che si, la gestione dei flussi documentali spesso, nelle pubbliche amministrazioni e negli uffici professionali ma anche in molte aziende, è un punto davvero delicato e in molti casi può determinare la buona e la cattiva sorte di un’attività. In che senso, ma soprattutto cosa c’entra con questo uno scanner e cos’è un PDF/A lo vedremo tra un attimo.

In molti uffici, di ogni genere e livello, si producono quotidianamente elevatissimi volumi di documenti cartacei e/o digitali, il problema reale che questo comporta è che se non vi è una buona organizzazione nella gestione di questi documenti, in pochissimo tempo si finisce in una confusione apocalittica che rende impossibile compiere le più banali operazioni d’ufficio.

Spesso i documenti digitali sono sparsi in modo disordinato su più computer, in formati diversi, di versioni software diverse (probabilmente non più leggibili e/o modificabili) e magari su desktop senza cartelle condivise, archivi condivisi e quant’altro. I documenti cartacei non sempre sono ben catalogati e archiviati ma ancor peggio non sono editabili e, ovviamente, in questo caos si presenta l’esigenza impellente di digitalizzare e riorganizzare il tutto per porre rimedio ad un’operatività ormai lenta, macchinosa e improduttiva.

Per alleggerire, velocizzare e snellire i costi di gestione oltre ai vari e famosi software di gestione documentale una delle cose che non dovrebbe mai mancare in un ufficio è sicuramente una stampante-fotocopiatrice multifunzione. Un tempo questi erano strumenti che necessitavano di investimenti considerevoli, oggi per fortuna esiste la possibilità di noleggiarli e delegare qualsiasi aspetto inerente ai costi di gestione e alla manutenzione a realtà specializzate in noleggio fotocopiatrici e stampanti come Dokumental s.r.l.

La cosa davvero rivoluzionaria è stata l’avvento del nuovo formato PDF/A, ma cos’è?
 

I file PDF/A (PDF for Archiving) è uno standard internazionale (ISO19005), figlio dello standard PDF, studiato per l'archiviazione di documenti elettronici destinati a essere riutilizzati nel tempo e per lungo tempo. Questo formato, infatti, garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

Ma com’è possibile questo? Semplice, lo standard impone che il file PDF/A debba contenere tutte le informazioni per visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato generato. Tutto il contenuto del documento deve essere incluso nel file: testo, immagini, vettori grafici, fonts, colori ecc..

Il PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi o informazioni (come i font) esterni al file stesso. Soprattutto in virtù di queste ragioni, l’utilizzo di questo tipo di file, è stato reso obbligatorio per molte tipologie di documenti.

Diversi enti, tra cui le Camere di Commercio, accettano ormai soltanto documenti in formato PDF/A. Dal 15 Gennaio 2009 con Decreto del Presidente Consiglio dei Ministri del 10.12.2008 è entrato in vigore l’obbligo di deposito dei documenti informatici con il formato PDF/A.

Ecco un elenco degli atti che devono essere depositati obbligatoriamente in PDF/A presso il Registro Imprese (fonte: documenti della Camera di Commercio):
 

·       atti modificativi di patti sociali, di atti costitutivi, di statuti di società e di cessione di aziende

·       cessione di quote di Srl

·       progetti di fusione

·       situazioni patrimoniali di consorzi

·       bilanci finali relativi alla liquidazione di società di capitali o di cooperative (compreso eventuali verbali di approvazione espressa)

·       atti relativi alla nomina di liquidatori di società di capitali o cooperative

·       deposito statuto aggiornato (se non è stato già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica)

Ovviamente questo ha inciso soprattutto sui flussi di lavoro degli gli studi legali, degli enti e degli studi professionali in genere che hanno dovuto adeguarsi e produrre documenti PDF/A verificati (si perché i file PDF/A sono anche sottoposti a verifica di conformità, pena la non ammissione agli atti con conseguenti perdite di tempo, lungaggini e dispersione di energie anche economiche).

Tra le soluzioni salvavita ci sono sicuramente le nostre fotocopiatrici multifunzione con sistema di scanner PDF/A incorporato. In questo modo sarà  possibile scannerizzare e archiviare documenti direttamente in formato digitale e conformi alle normative vigenti.

Ma soprattutto i documenti saranno consultabili sempre e nel tempo, da qualsiasi dispositivo e in modo indipendente dalle versioni software utilizzate per l’apertura dei file.

Il tutto, con buona pace dell’ordine, della produttività e di una gestione documentale sicuramente più snella ed economica.